Depuis quelques semaines, Microsoft a annoncé le déploiement de l’application « Bookings », planning en ligne collaboratif à part entière, pour les clients possédants des licences Office 365 E3 et E5.
Une fonctionnalité – depuis longtemps en attente sur la Road Map d’office 365 – qui pourra être activée sur votre tenant via le centre d’administration Office (en suivant les étapes de cette documentation mise en place par Microsoft) dès que le déploiement sera effectif.
A noter : si vous ne voyez pas Bookings ou les Apps métier dans les applications disponibles, vous pouvez y accéder via cette Url : https://outlook.office.com/owa/?path=/bookings
Planning en ligne Bookings, qu’est-ce que c’est ?
Microsoft Bookings est une application qui s’apparente à un planning en ligne collaboratif est dont le but est de simplifier la prise de rendez-vous, autant pour vous (ou votre équipe) que pour vos clients, en mettant à disposition une page web sur laquelle il sera possible de bloquer un rendez-vous selon les horaires et le calendrier partagé que vous aurez défini au préalable.
Dans le cadre d’une relation avec un prospect ou un client, vous avez ainsi la possibilité d’offrir une fonctionnalité supplémentaire qui facilitera l’expérience de votre cible avec votre marque et vos produits ou services.
Les rappels par e-mail (envoyés aux clients ou aux membres de votre équipe) ou l’application mobile permettant l’accessibilité sur smartphone, sont autant de fonctionnalités conçues par Microsoft pour rendre simple et efficace la prise de rendez-vous autonome directement au sein de votre planning en ligne.
Interface et configuration de votre planning en ligne via Bookings
Lors de l’ouverture de l’application, vous verrez que la page d’accueil comporte une zone affichant des raccourcis destinés à vous guider dans la configuration de votre planning en ligne et vous présentant les nouvelles fonctionnalités de l’outil. Sur la gauche de la page, vous retrouverez le menu de navigation permettant d’accéder aux différents éléments à configurer :
- Le calendrier partagé : sur le calendrier partagé, vous retrouverez tous les rendez-vous qui auront été réservé par vos clients ou prospects, pour vous ou pour chacun des membres de votre équipe. Vous avez également la possibilité de planifier de nouveaux rendez-vous ou d’affecter du personnel à une réservation existante.
- Booking page « La page de réservation » : ce menu vous offre la possibilité de définir différentes options de votre planning en ligne concernant le formulaire de prise de rendez-vous (temps entre chaque rdv, notifications par emails ou encore la possibilité de choisir avec quel membre de l’équipe le client souhaite avoir un rendez-vous). C’est également à cet endroit que vous pourrez choisir d’activer (rendre accessible) la page de réservation. Il est possible de la connecter à votre page Facebook pour y ajouter le bouton « Prendre un rendez-vous » ou d’utiliser l’url pour l’ajouter directement à votre site web. Il est aussi possible de modifier le thème de la page de réservation et d’y ajouter un logo pour que l’interface corresponde à votre image.
- Clients : si vous avez des clients réguliers, l’onglet Clients présent dans la navigation vous permet de les enregistrer pour les retrouver au cas où vous auriez besoin de les contacter.
- Equipe : gérez les membres de votre équipe ainsi que leurs disponibilités. Un des avantages de l’application Bookings est la possibilité de coupler un calendrier Outlook ou Google existant. De cette façon les créneaux déjà utilisés sur votre calendrier partagé Google (ou Outlook) seront automatiquement rendus indisponibles à la prise de nouveaux rendez-vous.
A noter : les membres de votre équipe ne sont pas obligés d’avoir une souscription à Office 365.
- Services : vous pouvez créer des services prédéfinis accessibles au sein de votre planning en ligne, comprenant diverses informations comme le prix, une durée, etc. Les clients auront ensuite la possibilité de sélectionner ces services lors de la prise de rendez-vous.
- Business information : c’est ici que vous définirez vos horaires d’ouverture, ainsi que toutes les informations concernant votre entreprise qui peuvent être utiles à l’utilisateur (adresse de votre site web, email de contact, etc.)
Se concentrer sur le travail plutôt que sur la prise de rendez-vous
En résumé, Bookings nous offre – au travers d’une interface simple et claire – un outil permettant à un client d’être totalement autonome, autant sur la prise de rendez-vous en ligne que sur le déplacement ou l’annulation de ce dernier.
Ce qui semble être un réel gain en terme d’accessibilité, de flexibilité et donc d’expérience pour le client d’une part, mais également pour l’entreprise qui voit sa charge de travail « administratif » réduite d’autant d’autre part.
Avec le déploiement à grande échelle de cet outil, Microsoft nous prouve sa volonté de faire d’Office 365 une plateforme de travail collaboratif offrant des outils répondants à des besoins très variés. Microsoft poursuit donc ici un de ses objectifs : augmenter l’efficacité et la productivité de ces utilisateurs dans des tâches répétitives et chronophages, mais souvent indispensables.
Le passage à Office 365 peut être une opération difficile si elle ne fait pas l’objet d’un accompagnement et d’un suivit professionnel. Cyrès aide les entreprises à aborder ce changement de façon sereine et maîtrisée.
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