Comment exploiter les données d’une plateforme SharePoint depuis les applications Office 365 ?

Par Cyrès - Publié le Modifié le

Alors que les utilisateurs ne cessaient de réclamer à cor et à cri, depuis un bon moment déjà, un connecteur offrant la possibilité d’utiliser les données On-premises (listes SharePoint, SQL server) depuis les applications Office 365 (Flow, PowerApps, Power BI), Microsoft a finalement sorti un outil dédié.

Il s’agit de la passerelle de données locales ou en anglais, le On-premises data Gateway. Comme son nom le laisse entendre, ce logiciel va servir de passerelle pour faire transiter les données  des applications on-premises depuis une plateforme SharePoint vers les applications Office 365.

Nous allons ici nous intéresser à un cas concret d’utilisation en gérant l’approbation des données d’une liste SharePoint 2013 depuis Flow.

Installation de la passerelle de données locales

Commençons par télécharger l’application sur le site de Microsoft, situé à cet emplacement : https://powerapps.microsoft.com/fr-fr/downloads/

plateforme sharepoint application passerelle donnees locales

 

Attention, dans sa configuration recommandée, Microsoft préconise un serveur doté de :

  • Un CPU à 8 cœurs
  • 8Go de mémoire
  • Un Windows en version 2012 R2 64Bits

Une fois le téléchargement terminé, nous pouvons passer à son installation sur la machine hébergeant la plateforme SharePoint et sur laquelle nous souhaitons utiliser les données. Pour information, la procédure d’installation est vraiment toute simple.

Un premier écran indique quelques recommandations quant au fonctionnement de la machine utilisée pour la passerelle […] ;

plateforme sharepoint recommandation machine passerelle

 

[…] que nous passerons pour définir le chemin d’installation du logiciel et accepter les conditions d’utilisation par la même occasion.

plateforme sharepoint etape installation

 

Une fois l’installation terminée, nous renseignerons l’adresse email utilisée pour se connecter à son compte Office 365. Ce compte sera celui qui devra être utilisé pour créer un flux avec Flow vers la plateforme SharePoint.

plateforme sharepoint se connecter a son compte office 365

 

La connexion effectuée, nous choisirons alors d’inscrire une nouvelle passerelle à laquelle nous attribuerons le nom souhaité ainsi qu’une clé de récupération.

Il est aussi possible de changer la région de connexion de la passerelle par défaut si celle-ci ne convient pas.

plateforme sharepoint connexion passerelle donnees

 

Si tout s’est bien déroulé, notre passerelle “Office 365 SharePoint” est maintenant active et prête à l’emploi.

plateforme sharepoint passerelle donnees active

 

Création d’une liste de test dans SharePoint 2013

Pour mettre en place notre cas concret, nous allons débuter par créer une liste personnalisée nommée TestApprobation.

plateforme sharepoint liste sharepoint personnalisee

 

Liste personnalisée sur laquelle nous ajouterons une colonne de type texte nommée Approbation et pour laquelle nous indiquerons En cours comme valeur par défaut.

plateforme sharepoint liste colonne type texte

Nous ne ferons rien d’autre pour cette étape.

Création du flux de validation entre la plateforme SharePoint et Flow

Une fois connecté à l’interface de Flow, la première étape consistera à ajouter une nouvelle connexion vers notre passerelle nouvellement installée. Dans notre cas, il s’agira d’une connexion de type Sharepoint.

nouvelle connexion passerelle donnees

 

Après avoir coché la case indiquant que nous voulons nous servir de la passerelle de données locale, il reste simplement à indiquer les identifiants de connexion à notre plateforme SharePoint puis à sélectionner la passerelle à utiliser.

Si tout est bon, le nom de la passerelle renseignée précédemment devrait être disponible dans la liste déroulante.

plateforme sharepoint selection passerelle donnees locales

 

Il n’y a alors plus qu’à créer la connexion.

Une fois ceci réalisé, intéressons-nous à la création du flow de validation proprement dit.

Cette fois au lieu de choisir la création d’une connexion nous choisirons un flux.

creation flux donnees

 

Que nous créerons de toute pièce.

création flux données personnalisé

 

Pour débuter ce flux, il faut créer un événement sur l’ajout d’un nouvel élément dans notre liste SharePoint 2013.

Dans le composant Flow nouvellement ajouté, nous vérifions tout d’abord que la connexion est bien associée à notre passerelle en cliquant sur les « … »

Puis nous configurons l’url du SharePoint 2013 ainsi que la liste que nous avions créée au tout début.

configuration url plateforme sharepoint

 

Pour la prochaine étape du flux, il s’agira d’envoyer un mail d’approbation. Nous allons utiliser le composant Office 365 Outlook correspondant.

composant office 365

 

De nouveau nous paramétrons le composant en renseignant le ou les destinataires du mail, un objet, un corps, etc.

Et nous poursuivons cette fois-ci en ajoutant un élément de type condition, qui va patiemment attendre qu’une réponse soit faite au mail précédemment envoyé.

element condition plateforme sharepoint

 

Si la demande est approuvée nous allons renvoyer un email indiquant que la demande est bien validée puis nous terminerons en allant mettre à jour l’élément crée dans notre liste SharePoint 2013.

Dans le cas contraire nous mettrons simplement à jour l’élément de la liste.

Voici à quoi ressemble le Flow intégré à la plateforme sharepiont une fois terminé.

exemple de flow complet plateforme sharepoint

 

Lors de la création d’un nouvel élément dans notre liste SharePoint 2013, le mail suivant va donc être envoyé :

envoi email requete approuvee

 

L’utilisateur pourra alors choisir ou non d’accepter la demande de validation. Suivant la réponse le flux mettra à jour la liste SharePoint selon les conditions définies.

Avant validation nous avons donc :

test approbation avant validation

Si l’utilisateur valide la demande alors l’élément est modifié comme suit :

approbation validee

 

En cas de refus, notre élément de liste se retrouvera avec la valeur Refusée :

approbation refusee

 

Au travers de ce cas concret, nous avons vu qu’il était très aisé de pouvoir communiquer avec une plateforme SharePoint via un connecteur Office 365 comme PowerApps ou encore Flow, Il l’est tout autant depuis un SQL Server.

Actuellement, l’utilisation de la passerelle de données reste limitée à certains types de champs, espérons que Microsoft publie une mise à jour très prochainement afin de supprimer cette limitation qui peut s’avérer assez contraignante.

 

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07/09/2018 @ 13:04
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