Messagerie collaborative, comment choisir la bonne solution ?

Par Cyrès - Publié le Modifié le

L’amélioration continue du travail collaboratif entre équipes au sein d’une entreprise est incontournable. Choisir une messagerie collaborative efficace et simple d’utilisation pour l’ensemble de ses collaborateurs n’est cependant pas aisé aux vues des nombreuses solutions existantes sur le marché.

Choisir une messagerie collaborative simple d’utilisation et répondant aux besoins d’une organisation est déterminant pour assurer l’avancement et la réalisation des projets clients. La solution retenue doit également s’intégrer aux systèmes informatiques déjà en place, assurer la sécurité des données échangées et répondre aux besoins d’employés travaillant de plus en plus à distance.

Pour guider le choix vers une solution de messagerie collaborative, il est nécessaire de définir en amont les besoins et les usages des futurs utilisateurs, la criticité des données échangées et le niveau d’accompagnement désiré pour assurer la disponibilité de la solution à long termes. Il est recommandé également de tester parmi les outils collaboratifs disponibles sur le marché, une ou plusieurs solutions avant toute décision d’intégration. De nombreux prestataires mettent à disposition des solutions de démonstration complètes pendant une période d’essai défini ou réalisent parfois des présentations poussées de leurs solutions par web-conférence.

L’important est de constituer une liste de pré-requis pour pouvoir comparer les solutions entre elles sur la base de fonctionnalités et de services devant répondre à vos besoins,

9 critères de sélection à prendre en compte lors du choix de votre messagerie collaborative

  • La solution que vous retiendrez doit permettre à termes d’améliorer la productivité de votre organisation, grâce à des fonctionnalités et une ergonomie pensées pour les utilisateurs.
  • La configuration du serveur de messagerie doit garantir la sécurité et la confidentialité des données de votre organisation (anti-spam, anti-phishing, cryptage SSL, chiffrement de données, etc.).
  • Toutes applications complémentaires intégrées au serveur de messagerie doivent pouvoir être sécurisées grâce à l’implémentation d’anti-virus avancés.
  • Le support technique associé à votre offre de messagerie collaborative doit être en mesure de prendre en charge un incident dans l’heure.
  • L’administration des différents comptes de messagerie doit pouvoir être faite en parfaite autonomie, sans nécessairement faire appel au support de votre prestataire.
  • L’accès aux informations partagées ou stockées sur des espaces commun doit être intuitif et rapide pour chaque utilisateur.
  • Des fonctionnalités collaboratives de base comme le partage de calendriers, de carnet d’adresses, de tâches ou de fichiers doivent être incluses dans la solution.
  • La messagerie collaborative doit assurer la synchronisation des données lorsqu’elles sont consultées depuis un appareil mobile ou une tablette (iPhone, Windows mobile, Android).
  • La solution retenue doit être évolutive et adaptée à vos besoins de stockage, qui vont forcément évoluer dans le temps.

 

Voir notre offre de messagerie Exchange

 

L’adoption et l’intégration d’une messagerie collaborative dans une entreprise, tout comme la migration de l’hébergement d’un serveur de messagerie, nécessitera enfin d’impliquer vos collaborateurs dans l’évolution et le maintien de la solution.
L’utilisation de fonctionnalités collaboratives d’une solution varie d’un individu à l’autre. L’expérience de la solution est donc propre à chacun et peut devenir une source considérable d’informations si des événements comme un incident, un problème de mise à jour ou une fonctionnalité perdue (…), sont remontés à l’administrateur principal.

 

Chez Cyrès, notre choix s’est depuis longtemps porté sur la solution de messagerie Exchange Microsoft, ses fonctionnalités collaboratives en faisant un outil performant, sécurisé et facilement intégrable à tout type d’organisation. L’offre spécifique que nous avons développé se destine aux entreprises recherchant un hébergement Exchange mutualisé ou dédié, sécurisé et doté d’anti-spam, anti-virus et anti-phishing avancés.
En nous appuyant sur notre expérience en matière d’hébergement web, de stockage de données et de sécurité, nous accompagnons et conseillons nos clients sur les aspects techniques de leur hébergement Exchange, leurs problématiques de migration, la prise en main des fonctionnalités collaboratives et l’adoption des usages et bonnes pratiques auprès de leurs équipes.

 

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