Intranet collaboratif : comment mieux engager les collaborateurs dans l’entreprise et ses projets

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L’arrivée des outils collaboratifs, des réseaux sociaux d’entreprises, des plateformes de types intranet, correspondent à une évolution du travail, de son organisation et des besoins utilisateurs.
Il existe ainsi des outils pour permettre aux équipes d’interagir et de partager leurs connaissances, de faire avancer un projet dans des délais impartis. Choisir les bons services, mettre en face des besoins utilisateurs les fonctionnalités adaptées et gérer des spécificités souvent nombreuses, nécessite de bien définir son objectif.

La réussite de l’intégration d’un outil collaboratif tient pour beaucoup à la dynamique collective

En matière d’intranet collaboratif, Bouygues doit figurer parmi les premières sociétés à avoir lancé son réseau social interne sur la plateforme collaborative SharePoint. Accessible depuis l’extérieur ce RSE offrait à chaque employé un accès à un espace de travail collaboratif dans lequel il était possible de créer son propre groupe de travail. L’objectif était d’enrichir l’intelligence collective, de favoriser les échanges et les partages d’expertise pour une meilleure transversalité.

Le Commissariat à l’Energie Atomique (CEA) s’est également lancé à ses débuts vers la mise en place d’une plateforme de type réseau social. Le frein majeur au déploiement de la solution au sein de l’organisation fut l’âge des chercheurs du CEA, plus habitués à des échanges formalisés et écrits.

Naturellement, la réussite d’un projet mené à l’aide d’un réseau social interne (ou RSE), va passer par un accompagnement dédié à l’acquisition de nouvelles compétences numériques. Mais elle repose aussi et très fortement sur la dynamique collective et la capacité des individus à collaborer entre eux, au travers l’outil. Et cette dynamique est fonction d’une certaine sensibilité sociale propre aux utilisateurs. Anita Williams Woolley, chercheuse à l’université de Carnegie Mellon annonçait déjà en 2010 que la réussite d’un groupe était typiquement liée aux individus qui parviennent à instaurer une véritable dynamique collective. L’outil, ses fonctionnalités et ses propriétés ne pourraient à eux seuls conduire à la réussite d’un projet collaboratif.

 

Intranet collaboratif : un soutient à l’intelligence collective dans l’entreprise

Fonctionnel pour le partage de l’information et plus dynamique que l’email, l’intranet collaboratif permet par exemple l’intégration de nombreuses fonctionnalités, le travail d’équipe simultané et évite la multiplication des envois de fichiers pour un gain de temps et de productivité.

Derrières ces modes et moyens de communication existent finalement des communautés qui, engagées dans l’activité de l’entreprise, vont porter l’intelligence collective du groupe. Intelligence collective également sollicitée par les contributions des collaborateurs.

C’est aussi par la mise en valeur de l’expertise des collaborateurs au travers de l’intranet collaboratif, qu’il devient possible d’identifier rapidement et efficacement le domaine de compétence d’une personne pour mieux s’adresser à elle.

 

Des bénéfices pour les ressources humaines

Parmi les outils collaboratifs, l’intranet collaboratif permet d’envisager la gestion des ressources humaines sous un angle différent, en captant, en cultivant et en fédérant des collaborateurs autour de sujets liés à la vie interne de l’entreprise, par exemple.

Donner la parole et ouvrir les échanges via un outil collaboratif favorise du point de vue de l’individu, le sentiment d’appartenance à une organisation. Indirectement, cela valorise les individus au travers leurs contributions et le partage de leurs expériences. Cette dynamique peut aussi avoir pour effet de déclencher chez des utilisateurs inactifs l’envie de relayer à leur tour leurs propres informations.
L’introduction d’un l’intranet collaboratif auprès des utilisateurs favorise finalement les interactions là où les grands groupes par exemples, structurés autour de sites implantés sur des zones géographiques différentes, souffrent de difficulté pour unifier leur communication.

 

Mettre en place son Intranet / Extranet

 

Un outil collaboratif tel que l’intranet pourrait même être envisagé comme un laboratoire de recherche vers une culture du management plus interconnectée et proche des collaborateurs. En s’intégrant progressivement dans le paysage de l’entreprise, il tend à estomper la verticalité des rapports hiérarchiques pour plus de transversalité entre collaborateurs.
L’idée poursuivie étant toujours la même à savoir fédérer les individus autour d’une culture et d’un savoir commun où chacun pourra avoir une vision consolidée de l’activité interne & externe de l’entreprise.

 

 

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