10 solutions collaboratives pour optimiser la performance de vos équipes

Par Nicolas Maquestiaux - 26 octobre 2015

Dans le but d’optimiser leur productivité et le travail en équipe, les entreprises se tournent davantage vers les solutions collaboratives. Avant tout des outils de partage d’agendas, de gestion de tâches, d’emplois du temps, ou de messagerie instantanée, beaucoup de ces solutions offrent maintenant des fonctionnalités avancées et des interfaces user-friendly prévues pour des situations en mobilité.

Le Cloud collaboratif attire aujourd’hui de nombreuses entreprises qui optent pour des solutions collaboratives hébergées en mode SaaS ou « on-premise ». L’adoption de ces deux approches varie selon les besoins et prérequis des utilisateurs. Les solutions en mode SaaS permettent entre autres, l’interopérabilité des systèmes de gestion et d’exploitation, un accès à la solution en quelques clics ou un système de facturation intégré et automatique.

Il est donc maintenant possible de traiter, modifier et partager des informations en temps réel grâce à des solutions ouvertes à tous les membres d’une entreprise. Les solutions « on-premise » présentent des avantages liés à l’exploitation de la solution en interne, à la sécurité des données, à leur proximité avec les utilisateurs ou encore à leur indépendance vis-à-vis d’un hébergeur qui ne serait pas présent sur le territoire national de l’entreprise cliente.

Pourquoi opter pour des solutions collaboratives en entreprise ?

  • Communiquer et échanger rapidement l’information en interne comme en externe
  • Optimiser le temps de travail grâce à une gestion et un suivi des projets en temps réel
  • Rechercher une information depuis n’importe quel terminal et en situation de mobilité
  • Investir dans une solution rapidement rentable afin d’améliorer la productivité de son organisation
  • Déployer et mettre en oeuvre des projets de façon interactive

Voici une sélection des 10 solutions collaboratives qui ont retenu notre attention. À vous de faire votre choix selon vos objectifs et vos besoins.

Office 365

Les points forts :

Office 365, conçu spécialement pour les entreprises, est composé d’une multitude de fonctionnalités dédiées à la collaboration en entreprise. Outre la messagerie professionnelle et instantanée, la prise de note en direct depuis une webconférence ou le stockage/partage de fichiers One Drive, Office 365 a le gros avantage de fournir la licence du Pack Office donnant accès à Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher et OneNote dans sa version Office 365 Business.

Les points faibles :

L’inconvénient principal, pour un pack Office 365 Business, réside dans le délai de prise en charge par le support Microsoft lors d’un incident. Il existe en effet 3 niveaux différents.

Problèmes non critiques : événements ayant un faible impact de service ou de productivité sur l’entreprise (…) : Disponibilité : heures d’ouverture | Temps de réponse du support : sans engagement

  • Sévère : événements qui affectent la productivité des utilisateurs mais qui n’ont qu’un impact modéré sur l’activité (…) : Disponibilité : heures d’ouverture | Temps de réponse du support : sans engagement
  • Critique : événements qui vous empêchent d’accéder à vos services ou données ou de les utiliser, qui ont un impact négatif sur les délais ou la rentabilité (…) : Disponibilité : 24h/24, 7J/7 | Temps de réponse du support : une heure

Autre inconvénient si votre société réside en France, vos données seront hébergées en Irlande. La proximité avec des données potentiellement stratégiques sera donc limitées. Il faudra également tabler sur un accès Internet conséquent et sans interruption pour l’utilisation de services de vidéoconférence et d’audioconférence HD.

Google Apps

Les points forts :

Dans le secteur des solutions collaboratives, il existe bien sûr Google Apps for Work. Cette solution très en vue offre des fonctionnalités qui prennent en compte de nombreux axes de communications pour une équipe projet :

  • La communication avec Gmail, Hangouts pour les visio/audioconférences, Google agenda ou encore le réseau social Google +
  • Le stockage avec Drive et la possibilité de travailler à plusieurs sur un même document, en même moment
  • La collaboration avec Google Docs, Google Sheet, Google Slides ou autres Google Sites pour des projets intranet par exemple.

Autre point fort de Google Apps : son interopérabilité avec d’autres logiciels à des coûts attractifs.

Les points faibles :

Cependant, exploiter ses données au travers des solutions Google, c’est accepter qu’elles soient potentiellement exploitées par ailleurs, puisqu’elles sont obligatoirement hébergées sur le territoire américain. En effet, le Patriot Act et le programme PRISM illustrent le fait que nos données puissent être utilisées ouvertement par les autorités américaines et sans accord préalable. Les pratiques d’espionnage de la NSA révélées par l’affaire E.Snowden en sont le meilleur exemple.

Autre point négatif, la configuration et l’adaptation de la plateforme restent limitées puisque que Google n’offre pratiquement aucune approche personnalisée au client. Enfin, le service support en cas d’incident est quasi-inexistant.

Slack

Les points forts :

Une solution collaborative valorisée à 2,8 milliards de dollars 1 an après son lancement. Tout est dit. Simple, gratuite et ergonomique, Slack réinvente le travail collaboratif en incorporant une couche 2.0 rendant son utilisation ludique, simple et agréable. Pouvant être utilisée également comme logiciel de gestion de projet, Slack fournit les services classiques de la solution collaborative et va un plus loin en permettant le paramétrage de « Channel » de discussions thématiques très utiles pour les travaux en mode projet, l’édition de billet directement dans l’interface (à la manière d’un CMS), etc… Cependant l’une des grandes forces de Slack, outre une expérience utilisateur impeccable, est sa capacité à intégrer une multitude d’applications au dashboard principal du groupe d’utilisateurs. Les connecteurs DropBox, Giphy, GitHub, Google Drive, IFTTT, MailChimp, Trello, Twitter, Yo et bien d’autres vont permettre d’ouvrir les fonctionnalités de Slack afin d’en faire un outil référent pour la collaboration au sein de votre organisation.

Les points faibles :

Mais comme tout outil, Slack présente quelques imperfections. La modification d’un billet ne peut être faite que par son auteur, il est donc impossible de travailler à plusieurs sur un même texte.

Par ailleurs, il ne sera pas possible de visualiser directement dans l’interface un fichier PDF ou Word comme pourrait le proposer Google Drive par exemple ou d’effectuer plus de 5 intégrations d’applications avec le plan gratuit proposé initialement.

slack-solution-collaborative

Microsoft Exchange, SharePoint, Lync

Les points forts :

Des solutions collaboratives de qualité idéales pour les entreprises.

Composées du service de messagerie instantanée Lync (dernièrement rebaptisée Skype Entreprise), de la plateforme SharePoint dédiée aux Intranet, Extranet, sites web et de la messagerie Exchange, Microsoft offre des applications avec des fonctionnalités optimales pour les PME et grands comptes.
Beaucoup d’entreprises ont fait le choix d’intégrer ces applications, très renommées dans le monde du collaboratif, à la base de leurs offres. Ainsi, des sociétés comme HyperOffice basée aux Etats-Unis ou bien Hosteam en France, fournissent des services premium au travers de briques supplémentaires comme l’accompagnement, le conseil ou le support technique sur ce type de solution, leur conférant ainsi une véritable valeur ajoutée.

Les points faibles :

Mis à part un prix pouvant être parfois plus élevé par rapport à d’autres solutions collaboratives, pouvant s’expliquer chez certains fournisseurs par les services apportés à la solution de base, les solutions Microsoft bénéficient aujourd’hui d’une forte renommée.

skype-entreprise-lync-solutions-collaboratives

Yammer

Les points forts :

Stimuler la collaboration entre équipes, favoriser l’interaction dans un groupe et ne pas se concentrer exclusivement sur le partage de contenus ; c’est le parti pris par Yammer pour son RSE. Gratuit de par sa formule freemium, la transmission des fichiers et des données se fait rapidement pour gérer au mieux les projets et permettre une prise de décision rapide. Considéré comme un véritable réseau social privé parmi les solutions collaboratives, il permet de partager ses connaissances, son savoir-faire et d’interagir avec ses collaborateurs au travers de « likes » ou commentaires notamment. Autre avantage : le stockage de tous types de fichiers (Word, PowerPoint, PDF, etc.)

Les points faibles :

Toutefois, la version freemium est davantage vue comme une plateforme de blog. Pour avoir accès à un outil de collaboration et à des fonctionnalités avancées plus intéressantes, il est nécessaire de s’abonner à la version payante. De plus, l’archive des commentaires sur un sujet donné ne peut être faite sans l’utilisation d’un hashtag commun à tous les collaborateurs.

Zimbra

Les points forts :

Avant tout un service de messagerie collaborative, Zimbra est une solution open source qui a la particularité d’être compatible avec toutes les plateformes. Fortement appréciée des utilisateurs pour son ergonomie, son prix reste un atout attractif, pouvant être jusqu’à 50% moins cher par rapport aux autres solutions collaboratives comme celle d’IBM par exemple. La force de Zimbra réside dans sa performance. En plus du fait qu’elle soit aussi accessible depuis tous types de terminaux, elle ne nécessite que très peu de maintenance. En effet des mises à jour sont faites régulièrement et l’administration reste très simple d’utilisation.

Les points faibles :

Les principaux inconvénients qui lui sont reprochés sont de ne pas avoir de mode hors ligne et un moteur de recherche qui se révèle moins efficace que sous Thunderbird.

Intra’know

Les points forts :

L »une des solutions collaboratives de la gestion d’entreprise made in France. Intra’know est un logiciel en mode SaaS, qui permet d’effectuer un travail collaboratif en toute assurance en proposant des modules adaptés en fonction des besoins de l’entreprise. De la gestion de projet à la gestion des processus en passant par le management des connaissances, de nombreux outils collaboratifs sont mis à disposition des utilisateurs.

Les points faibles :

Pour pouvoir bénéficier pleinement des fonctionnalités offertes, il faudra avoir une maîtrise préalable du champ fonctionnel du module utilisé.

Wimi

Les points forts :

Développé par des français, Wimi est un outil en ligne payant orienté gestion de projet, destiné également au partage et au stockage d’informations. Wimi embarque les fonctionnalités de base d’une solution collaborative (gestion des projets, du calendrier, des tâches et de la messagerie instantanée). Considéré comme une alternative professionnelle à Dropbox avec le Wimi Disk, il permet toutefois la centralisation des données en mode SaaS et offre à ses utilisateurs une plateforme connectable à diverses applications externes comme Google Drive, Google Apps, Evernote, DropBox, Box ou Skype. D’autres fonctionnalités annexes sont également appréciées comme les alertes en temps réel d’un changement sur un projet, qui font de Wimi une solution dynamique.

Les points faibles :

Les inconvénients de Wimi ne sont pas encore clairement identifiés, toutefois il semblerait que la solution ne se destine pas encore complètement aux grandes entreprises de par les fonctionnalités proposées.

wimi-korben

Earliz

Les points forts :

Pour la réussite de vos projets en mode collaboratif, Earliz peut être le logiciel de gestion à adopter. Muni d’un tableau de bord, il permet de suivre l’avancée de ses projets. Principalement dédié aux entreprises du Mid-Market, Earliz répond à leurs besoins tout en leur permettant un gain de productivité de par des fonctionnalités telles que Gantt, Agile, rapport de suivi avancé, gestion de tâches (temps consommé, charge des équipes, etc.), qui viennent s’ajouter dans la version payante.

Les points faibles :

La version freemium, limitée à 3 utilisateurs, ne donne pas accès au Gantt dynamique ou à la gestion avancée du planning des équipes et offre seulement 2Go de stockage pour l’ensemble des utilisateurs.

Azendoo

Les points forts :

En partenariat avec Evernote et intégré directement dans Slack, Azendoo l’application web française Bordelaise disponible dans près de 160 pays revendiquant 300 000 utilisateurs, connaît un vrai succès. Grâce à des fonctionnalités qui reprennent ceux des outils de partage en ligne, Azendoo apporte de nouvelles options dans le domaine des applications de gestion de tâche. Il est possible par exemple de transformer un email de sa boîte directement en une tâche ou de demander l’avis de ses collaborateurs sur un projet par un système d’approbation. Rapidité et efficacité sont ainsi les principaux mots d’ordre d’Azendoo. Disponible en version gratuite, sa version payante est accessible dès 5€/mois sur un engagement de 12 mois.

Les points faibles :

Petit bémol, Azendoo nécessiterait un certain temps d’adaptation avant une prise en main optimale.

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Nicolas Maquestiaux

Nicolas Maquestiaux

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